Exact Synergy Enterprise

Aanmaken en bewerken van Word Merge schema's

Introductie

Via Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Word Merge ➔ Schema's kunt u schema's en schemagroepen aanmaken. Voor het gebruik van Word Merge hebben gebruikers een bestand nodig dat XML definities bevat van de beschikbare velden in Exact Synergy Enterprise. Een dergelijk bestand wordt een schema genoemd. Gebruikers kunnen schema's en schemagroepen aanmaken op basis van ingebouwde schema's in Exact Synergy Enterprise en deze bewaren in de database.

Rollen & rechten

Om schema's en schemagroepen te bekijken is het functierecht 897 – Maintain Word Merge of 898 – Allow to create Word Merge templates benodigd. Gebruikers met de rol Documents administrator hebben deze functierechten.

Meer informatie:

• Voor een overzicht van de functierechten kunt u gaan naar Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Functierechten.
• Voor een overzicht van de rollen kunt u gaan naar Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Rollen.

Hoe maak ik een schema aan?

1. Ga naar Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Word Merge ➔ Schema's en klik op de knop Schema: Nieuw.
2. Selecteer een schemagroep, voer een naam en omschrijving in en koppel een XML-bestand met een schema.
3. Klik op de knop Bewaren om het schema te bewaren of op de knop Bewaren + Nieuw om het schema te bewaren en er nog een aan te maken.

Hoe bewerk ik een schema aan?

1. Ga naar Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Word Merge ➔ Schema's en klik op + om de schemagroep uit te klappen.
2. Klik op een schema om deze te bewerken.
3. Wijzig de velden klik op de knop Bewaren.

Opmerkingen:

• Als u een verplicht veld niet heeft gedefinieerd en u klikt op Bewaren of u krijgt een foutmelding bij het bewaren, dan zal het veld Schema automatisch worden gewist. U dient dan het Word Merge schema opnieuw te selecteren. Dit is het gevolg dan een standaard browser functionaliteit.
• Gebruikers kunnen het schema downloaden middels de knop Downloaden.
• Gebruikers kunnen een onderscheid maken tussen zelfgedefinieerde schema's en schema's welke standaard in Exact Synergy Enterprise staan opgeslagen via de iconen.

Hoe download en bewerk ik het WordMergeSchema.General.xml bestand?

1. Ga naar Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Word Merge ➔ Schema's en klik op + om de schemagroep General uit te klappen.
2. Klik op het schema General en klik vervolgens op de knop Downloaden.
3. Sla het schema op door op Opslaan te klikken.
4. Lokaliseer het bestand en bewerk het met een XML editor.
5. Bewaard het bewerkte XML bestand upload het via het veld Schema bij het aanmaken van een schema.

Opmerking: Bij het bewerken van het WordMergeSchema.General.xml bestand dient u ervoor te zorgen dat alle tags op de correcte manier worden gesloten of verwijderd om te voorkomen dat u foutmeldingen krijgt bij het aanmaken van schema's. Bij het verwijderen van een moedertag dient u tevens het kindtag te verwijderen.

Hoe kan ik de toegangsrechten tot een schema bepalen op basis van rollen?

1. Ga naar Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Word Merge ➔ Schema's en klik op + naast een schemagroep om de groep uit te klappen en de onderliggende schema's te zien.
2. Klik op het schema waarvan u de toegangsrechten wilt wijzigen.
3. Klik op het tabblad Rollen op de knop Nieuw en selecteer een rol en een niveau.
4. Als u hierna nog een rol wilt koppelen, klik dan op de knop Bewaren + Nieuw of klik op de knop Bewaren als dit de enige of de laatste rol is die u wilt koppelen.

Opmerking: De knop Nieuw is niet beschikbaar als de optie Beveiliging overnemen van de groep is ingeschakeld. Vink deze optie uit en bewaar het schema. Als u nu het schema opnieuw bewerkt, dan zal de knop Nieuw beschikbaar zijn.

Hoe kan ik de toegangsrechten tot een schema bepalen op basis van medewerkers?

1. Ga naar Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Word Merge ➔ Schema's en klik op + naast een schemagroep om de groep uit te klappen en de onderliggende schema's te zien.
2. Klik op het schema waarvan u de toegangsrechten wilt wijzigen.
3. Klik op het tabblad Medewerkers op de knop Nieuw en selecteer een medewerker.
4. Als u hierna nog een medewerker wilt koppelen, klik dan op de knop Bewaren + Nieuw of klik op de knop Bewaren als dit de enige of de laatste medewerker is die u wilt koppelen. Voor meer informatie kunt u het document Toegangsrechten voor Word Merge schemagroepen en schema's - Medewerkers raadplegen.

Opmerking: De knop Nieuw is niet beschikbaar als de optie Beveiliging overnemen van de groep is ingeschakeld. Vink deze optie uit en bewaar het schema. Als u nu het schema opnieuw bewerkt, dan zal de knop Nieuw beschikbaar zijn.

Hoe verwijder ik een schema?

1. Ga naar Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Word Merge ➔ Schema's en klik op + naast een schemagroep om de groep uit te klappen en de onderliggende schema's te zien.
2. Klik op het schema dat u wilt verwijderen.
3. Klik op de knop Verwijderen en vervolgens op de knop OK om het verwijderen te bevestigen.

Opmerking: Alleen zelfgedefinieerde schema's kunnen worden verwijderd.

Gerelateerde documenten